Introduksjon
Denne siden gir noen generelle anbefalinger på om hvordan du som aktør leverandør av medlemssystem bør håndtere medlemsdata, og hvordan du bør bygge opp din en robust integrasjon.
Medlemsinformasjon
Profilhåndtering
NIF anbefaler sterkt at man lar medlemmet ha ytterligere kontakt og adresseinformasjon lagret i deres database. Noe av bakgrunnen for dette er at NIF lener seg primært mot folkeregisteret, og de folkeregistrerte opplysningene. Det betyr at du kan oppleve at medlemmer har en annen bostedsadresse i NIF sine systemer, enn de vil ha, eller ønsker å ha i medlemssystemet deres som postadresse eller kontaktadresse. Det kan være mange grunner til dette, f.eks midlertidig bosted pga studieopphold. Det NIF krever er at personobjektet er synkronisert med NIF og at personobjektetes medlemsskap er synkronisert med NIF. Dersom leverandørene ønsker det, kan de selv berike medlemsdata fra NIF med kontakt- og adresseopplysninger som lagres lokalt i egen database. NIF besitter og utleverer primært opplysninger som er vasket mot Folkeregisteret. Dette innebærer at medlemmer kan ha en annen bostedsadresse hos NIF enn der de faktisk oppholder seg. Feks. studenter. NIF krever at selve personobjektet og dets medlemsskap er synkronisert.
Adressesperre i Folkeregisteret
Generelt om adressesperre
Adressesperre i Folkeregisteret er et tiltak for å beskytte trusselutsatte personer, dvs. personer som står i fare for å bli utsatt for alvorlig kriminalitet rettet mot liv, helse eller frihet. Typiske eksempler er vitner, informanter og personer som har blitt eller er utsatt for vold og trusler. Mer enn 450 personer i Norge lever til enhver tid med beskyttelsestiltaket adressesperre. Adressesperre er et tidsbegrenset beskyttelsestiltak som er gjenstand for en løpende vurdering og gjelder så lenge det er behov for det.
Adressesperre innebærer at det er begrenset tilgang til opplysninger om personers adresse og annen geolokaliserende informasjon. Det at en person er trusselutsatt og har sperret adresse, er ikke konfidensielt.
To offentlige etater kan beslutte å gi personer adressesperre og legge det inn i Folkeregisteret:
Politiet kan, i samråd med den trusselutsatte, beslutte å gi adressesperre som beskyttelsestiltak til voksne. Ved en slik beslutning sperres også adressen til eventuelle barn og resten av husstanden.
Fylkesnemnda for barnevern og sosiale saker vurderer og kan beslutte adressesperre for barnet i saker om omsorgsovertakelse. I hastesaker kan også barnevernsleder i kommunen beslutte adressesperre for barnet.
Avgjørelsen om adressesperre skal i begge tilfeller skje på grunnlag av en trusselvurdering med etterfølgende beslutning og basert på en helhetsvurdering. Adressesperringen skjer i Folkeregisteret.
Adresse sperres enten som:
FORTOLIG eller STRENGT fortrolig (hhv kode 7 og kode 6).
"FORTROLIG adresse" innebærer at adressen til den trusselutsatte ikke leveres til private, men er tilgjengelig for den delen av det offentlige som har hjemmel til opplysninger fra Folkeregisteret.
"STRENGT fortrolig adresse" innebærer at opplysninger om adressen ikke leveres til noen.
Geolokalisere opplysninger
Geolokalisererende opplysninger er alle opplysninger som kan si noe om hvor en trusselutsatt person befinner seg eller kommer til å befinne seg i fremtiden, eller hvor h*n har oppholdt seg tidligere. Opplysninger om avtaler med offentlige eller private virksomheter må beskyttes, f.eks. timeavtaler i det offentlige, fritidsaktiviteter og andre støtte- eller brukertjenester.
Når en aktør behandler opplysninger om personer med adressesperre, er det viktig at det fremkommer tydelig at opplysningene har et særskilt beskyttelsesbehov, slik at de som behandler opplysningene vet dette.
NIF mottar ikke adresseinformasjon til personer med adressesperre, og dermed utleveres heller ikke adresseinformasjon til 3.parter. Personer som har vedtak om adressesperre, vil ha følgende merking i Idrettens Sentrale Database (ISD):
"AddressLine1":"SPERRET ADRESSE"
"PostCode":"9999",
"City":"MANGLER POSTSTED"
Personopplysninger i Idrettens Sentrale Database (ISD) vaskes mot Folkeregisteret. Det er avgjørende at alle personer som har Fødsels- eller D-nummer er validert med dette. Dette for å sikre til en hver tid oppdatert adresseinformasjon fra Folkeregisteret. NIFs anbefaling for sikker validering av personer, er at personen oppretter en bruker med Idrettens ID.
MERK: Vær oppmerksom på at følgende opplysninger knyttet til en person kan inneholde geolokaliserende data:
Medlemskap i idrettslag
Deltagelse på arrangement eller kurs
E-postadresse
Betalingstransaksjoner
Dersom leverandører av medlemssystem i sine tjenester, har beriket personobjekter med geolokaliserende opplysninger utover det som utleveres av NIF, er det leverandøren selv som har ansvar for at disse opplysningene om personer med adressesperre ikke eksponeres.
Kilder:
https://www.ehelse.no/normen/normen-dokumenter/sperret-adresse-i-folkeregisteret-faktaark-55
https://www.politiet.no/globalassets/rad-og-veiledning/vold-i-nare-relasjoner/veiledning-behandling-av-opplysninger-om-personer-med-adressesperre.pdf
Betalingsinformasjon
Innrapportering av betalingsobjekter
NIF anbefaler at man innraporterer leverandørene innrapporterer betalingsobjekter APIet umiddelbart etter at transaksjonen har gått igjennom i leverandørens systemer. På denne måten er informasjonen anvendbar i andre systemer i idrettens økosystem. Les mer om innrapportering av betalingsobjekter her.
Implementasjon - Generelle tips
Håndtering av meldinger og oppdateringer i sekvens
Prosessering av informasjon sendt via API’et kan enkelte ganger ta noe tid. Dette skyldes at det er flere operasjoner som skal foregå i sekvens, både ved innmelding og utmelding av medlemmer. For å ikke skape utfordringer for medlemmet kan det være hensiktsmessig å legge en sperre for ytterligere oppdateringer på personen til leverandøren har fått bekreftelse på meldingskøen på at behandlingen har blitt behandlet riktig av NIF.
Eksempel på en typisk feilsituasjon:
Eksternt medlemssystem melder Mikro Midas inn i et idrettslag med membership (add). Mikro Midas finnes fra før i Idrettens Sentrale Database, men han ligger registrert med feil organisasjonstilknytning og medlemskapet kunne ikke opprettes maskinelt. Medlemskapet til Mikro Midas i dette idrettslaget er ikke å anse som opprettet før leverandøren har fått en “ActiveMembershipId” i retur på Subscription Queue.
Eksternt medlemssystem melder Mikro Midas ut av et idrettslag med membership (cancel). Medlemssystemet forsøker å melde Mikro Midas inn i samme idrettslag igjen. Dersom prosesseringen av den første utmeldingen ikke er klar, vil innmelding feile. Utmelding er ikke fullstendig før leverandøren har fått den aktuelle MembershipId med verdien “IsPassive=1” i retur på Subscription Queue.