...
For å komme igang med å administrere idrettslagets medlemmer må det utføres en rekke oppgaver. Første prioritet bør være å komme i sync med medlemsmassen. Det er i utgangspunktet idrettslaget som sitter med fasiten på hvilke medlemmer de har. Om det er et annet medlemssystem, en liste i excel, eller navn på en serviett, spiller ingen rolle. Det er idrettslaget og leverandøren av medlemssystemet som må gjøre denne jobben sammen. Målet Kravet er at de medlemmer som ligger i Idrettens Sentrale Database (ISD) skal stemme overens med det registeret som finnes hos idrettslaget fra før.
ISD er i utgangspunktet ikke fasit på faktisk medlemsmasse faktiske medlemmer i idrettslaget, men ISD er fasit på hva som er registrert.
Steg 1: Bekrefte valg av medlemssystem
...
Når NIF Digital har bekreftet overgang til nytt medlemssystem, vil leverandøren motta en epost e-post hvor det skal bekreftes av leverandøren at de tar i mot dette idrettslaget. Epostadressen E-postadressen leverandøren ønsker å benytte til dette formålet skal oppgis til NIF. Det skal være en epostboks e-postboks uten auto-reply og leverandøren må ha mulighet til å besvare eposter e-poster som kommer til denne innboksen. Dette fordi NIFs back office kun aksepterer en slik “approval request” fra denne avsenderen.
...
Etter “approval” vil access tokens (tilgangsnøkkel) for dette idrettslaget bli opprettet, og leverandøren mottar en epost e-post med OrgId, slik at leverandøren kan hente access tokens via API´et.
Leverandøren har nå tilgangen som trengs for å starte prosessen med å synkronisere medlemsdata mot ISD.
Dersom idrettslaget bytter fra en annen leverandørs medlemssystem, vil denne leverandøren ha full tilgang til oppdaterte medlemsdata i ytterligere 30 dager. Deretter skal leverandøren kvitte seg med medlemsdataene de ikke lenger har gyldig behandlingsgrunnlag for (i hht Integrasjonsavtalen med NIF).
| Info |
|---|
Dersom et idrettslag blir lagt ned, vil alle funksjoner avsluttes og alle medlemmer bli meldt ut. Disse utmeldingene vil komme på ESBQ (subscription queue( som vanlig. Access token for et nedlagt idrettslag fjernes umiddelbart, uten ytterligere varsel til 3.part. Det sendes ingen meldinger til medlemmene som meldes ut ved nedleggelse av et idrettslag. |
Steg 5: Flyt for initiell synkronisering av medlemsdata
...
Idrettslaget har kanskje en medlemsliste eller et annet medlemsregister fra tidligere. Før leverandør går i gang med initiell synkronisering, er det viktig at det ryddes opp eksisterende medlemsregister. Det kan være at fødselsdatoer er feil, fornavn og etternavn er feilregistrert, feil kjønn på person, duplikater eller andre mangelfulle opplysninger. Følg flytdiagrammet for synkronisering av medlemmer.
Gjør en opprydding i eksisterende medlemsregister
Last ned medlemmene i ISD fra EMS Les-API’et
...
Kontroller disse mot hverandre og finn avvikene mellom de to registerne
...
Meld inn de medlemmer som mangler i ISD. Meld ut de som ikke skal være der. (
...
vha Membership-APIs)
Slett data fra gammelt register/system som man ikke lenger har gyldig behandlingsgrunnlag for
...
Steg 6: Gjenta full synkronisering ca hver 30. dag
...