EMS - Onboarding av idrettslag

Introduksjon

For å komme igang med å administrere idrettslagets medlemmer må det utføres en rekke oppgaver. Første prioritet bør være å komme i sync med medlemsmassen. Det er i utgangspunktet idrettslaget som sitter med fasiten på hvilke medlemmer de har. Om det er et annet medlemssystem eller i en liste i excel, spiller ingen rolle. Det er idrettslaget og leverandøren av medlemssystemet som må gjøre denne jobben sammen. Kravet er at de medlemmer som ligger i Idrettens Sentrale Database (ISD) skal stemme overens med det registeret som finnes hos idrettslaget.

ISD er i utgangspunktet ikke fasit på faktiske medlemmer i idrettslaget, men ISD er fasit på hva som er registrert.

Steg 1: Bekrefte valg av medlemssystem

Når idrettslag og leverandør av medlemssystem har inngått en avtale om bruk av medlemssystem, må Leder eller Daglig Leder i idrettslaget melde dette til NIF. Dette skal gjøres fra KlubbAdmin. Dette i hht “Utfyllende regler for registrering av medlemsopplysninger og rapportering til NIF” pkt 1.1 https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/utfyllende-regler-for-registrering-av-medlemsopplysninger-og-rapportering-til-nif/

Valg av medlemssystem utføres av daglig leder eller styreleder i idrettslaget i Min idrett markedsplass

Steg 2: Automatisk bytte

Det utføres et umiddelbart bytte av leverandør når valget blir utført. Tilgangen til den forrige leverandøren stenges, samtidig som det åpnes for tilgang til å hente data for den nye leverandøren. Den nye og gamle leverandøren blir begge informert på e-post om at det er har skjedd et bytte.

Steg 3: Onboarding og Offboarding

Den nye leverandøren kan hente tilgangsnøkkel til den nye kunden i API’et. Leverandøren har nå tilgangen som trengs for å starte prosessen med å synkronisere medlemsdata.

Steg 4: Flyt for initiell synkronisering av medlemsdata

Open

Idrettslaget har kanskje en medlemsliste eller et annet medlemsregister fra tidligere. Før leverandør går i gang med initiell synkronisering, er det viktig at det ryddes opp eksisterende medlemsregister. Det kan være at fødselsdatoer er feil, fornavn og etternavn er feilregistrert, feil kjønn på person, duplikater eller andre mangelfulle opplysninger. Følg flytdiagrammet for synkronisering av medlemmer.

1. Gjør en opprydding i eksisterende medlemsregister

2. Last ned medlemmene i ISD fra EMS Les-API’et

3. Kontroller disse mot hverandre og finn avvikene mellom de to registerne

4. Meld inn de medlemmer som mangler i ISD. Meld ut de som ikke skal være der. (vha Membership-APIs)

5. Slett data fra gammelt register/system som man ikke lenger har gyldig behandlingsgrunnlag for

Steg 5: Gjenta full synkronisering så ofte som nødvendig

Leverandør har ansvaret for å tilrettelegge for at at idrettslaget kan holde sitt medlemsregister oppdatert og synkronisert mot ISD. Gjennomfør derfor en synkronisering med EMS Read-tjenestene minst en gang per måned.