EMS - Onboarding av idrettslag

Introduksjon

For å komme igang med å administrere idrettslagets medlemmer må det utføres en rekke oppgaver. Første prioritet bør være å komme i sync med medlemsmassen. Det er i utgangspunktet idrettslaget som sitter med fasiten på hvilke medlemmer de har. Om det er et annet medlemssystem, en liste i excel, eller navn på en serviett, spiller ingen rolle. Det er idrettslaget og leverandøren av medlemssystemet som må gjøre denne jobben sammen. Kravet er at de medlemmer som ligger i Idrettens Sentrale Database (ISD) skal stemme overens med det registeret som finnes hos idrettslaget.

ISD er i utgangspunktet ikke fasit på faktiske medlemmer i idrettslaget, men ISD er fasit på hva som er registrert.

Steg 1: Bekrefte valg av medlemssystem

Når idrettslag og leverandør av medlemssystem har inngått en avtale om bruk av medlemssystem, må Leder eller Daglig Leder i idrettslaget melde dette til NIF. Dette skal gjøres fra KlubbAdmin. Dette i hht “Utfyllende regler for registrering av medlemsopplysninger og rapportering til NIF” pkt 1.1 https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/utfyllende-regler-for-registrering-av-medlemsopplysninger-og-rapportering-til-nif/

Les mer om valg av medlemssystem fra KlubbAdmin.

Steg 2: Kontroll av opplysninger

NIF Digital support foretar nødvendig kontroll med at opplysningene stemmer og starter prosessen med å bytte medlemssystem for idrettslaget.

Steg 3: Bekreftelse fra leverandør av medlemssystem

Når NIF Digital har bekreftet overgang til nytt medlemssystem, vil leverandøren motta en e-post hvor det skal bekreftes av leverandøren at de tar i mot dette idrettslaget. E-postadressen leverandøren ønsker å benytte til dette formålet skal oppgis til NIF. Det skal være en e-postboks uten auto-reply og leverandøren må ha mulighet til å besvare e-poster som kommer til denne innboksen. Dette fordi NIFs back office kun aksepterer en slik “approval request” fra denne avsenderen.

Steg 4: Onboarding og Offboarding

Etter “approval” vil access tokens (tilgangsnøkkel) for dette idrettslaget bli opprettet, og leverandøren mottar en e-post med OrgId, slik at leverandøren kan hente access tokens via API´et.

Leverandøren har nå tilgangen som trengs for å starte prosessen med å synkronisere medlemsdata.

Dersom idrettslaget bytter fra en annen leverandørs medlemssystem, vil denne leverandøren ha full tilgang til oppdaterte medlemsdata i ytterligere 30 dager. Deretter skal leverandøren kvitte seg med medlemsdataene de ikke lenger har gyldig behandlingsgrunnlag for (i hht Integrasjonsavtalen med NIF).

Steg 5: Flyt for initiell synkronisering av medlemsdata

Open

Idrettslaget har kanskje en medlemsliste eller et annet medlemsregister fra tidligere. Før leverandør går i gang med initiell synkronisering, er det viktig at det ryddes opp eksisterende medlemsregister. Det kan være at fødselsdatoer er feil, fornavn og etternavn er feilregistrert, feil kjønn på person, duplikater eller andre mangelfulle opplysninger. Følg flytdiagrammet for synkronisering av medlemmer.

1. Gjør en opprydding i eksisterende medlemsregister

2. Last ned medlemmene i ISD fra EMS Les-API’et

3. Kontroller disse mot hverandre og finn avvikene mellom de to registerne

4. Meld inn de medlemmer som mangler i ISD. Meld ut de som ikke skal være der. (vha Membership-APIs)

5. Slett data fra gammelt register/system som man ikke lenger har gyldig behandlingsgrunnlag for

Steg 6: Gjenta full synkronisering ca hver 30. dag

Leverandør har ansvaret for å tilrettelegge for at at idrettslaget kan holde sitt medlemsregister oppdatert og synkronisert mot ISD. Gjennomfør derfor en synkronisering med EMS Read-tjenestene minst en gang per måned.