EMS - Innrapportering av betalingsobjekter

Introduksjon

Leverandører av medlemssystemer er pliktige til å innrapportere innbetalinger til NIF. Det dreier seg i hovedsak om innbetaling av medlemskontingent og trenings-/aktivitetsavgift. Dette fremkommer også av forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister §2, pkt 1, g). https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/forskrift-om-idrettens-medlems--og-organisasjonsregister/

Beste praksis for innrapportering av betalingsobjekter

Hovedregelen er at leverandørens medlemssystem skal være synkronisert til enhver tid. Det er allikevel tilrettelagt for noe fleksibilitet, for ikke å gjøre integrasjonen mer ressurskrevende enn nødvendig. Det er satt en grense på maksimalt 24 timers avvik, som åpner for at leverandøren kan ta noen tekniske valg rundt synkronisering og avstemminger mot Idrettens Sentrale Database (ISD). NIF anbefaler allikevel at betalingsobjekter har en vesentlig hyppigere synkronisering. Dette skyldes at betalingsobjektene har knytninger til seg i forbindelse med rapporteringer til ulike offentlige instanser og særforbund, og for at medlemmet raskt skal kunne ta i bruk sitt medlemskap og utøve sin idrett. Det f.eks være nødvendig å få bekreftet medlemskapet ved deltagelse i konkurranser igjennom et annet system.

NIF anbefaler derfor at betalingsobjekter innrapporteres til ISD umiddelbart etter at transaksjonen har skjedd i leverandørens medlemssystem. Betalingen vil umiddelbart fremstå som gyldig og betalingsobjektet vil da være tilgjengelig for verifisering også i andre systemer i idretten.

Dersom leverandøren skulle velge å gjøre en implementering av innrapporteringen som f.eks bulk, så anbefaler NIF at bulkoppdateringen av ISD skjer innen et par timer etter at betalingen har oppstått. Det betalende medlemmet må bli gjort oppmerksom på dette ved betalingsøyeblikket.

Familiemedlemsskap / Flere medlemsskap på en betaling

Alle innbetalinger som inneholder flere medlemmer skal splittes ved innsending (f.eks familiemedlemsskap). Betalingene som innrapporteres skal kun gjelde en person, merket med den ene personens personid. Dette skyldes at hvert enkelt medlem telles opp basert på innbetaling, samt medlemmet som det er betalt for kan ha behov for at medlemsskapet er betalt på seg pga maskinoppslag basert på ID. Medlemsskap blir også synliggjort i Minidrett noe som da ikke vil vises på de personene som er endel av en samlebetaling.

Synliggjøring av innbetalinger i forbindelse med Samordnet Rapportering (Sam.Rap)

I forbindelse med samordnet rapportering, vil antall innrapporterte innbetalinger fra leverandører av medlemssystemer synliggjøres for idrettslaget i KlubbAdmin. Idrettslaget vil da enkelt kunne se differansen mellom det antall innbetalinger som er innrapportert fra medlemssystemet, kontra det antall medlemmer de har i sitt medlemsregister. For at idrettslaget skal motta de midler de har krav på fra NIF, er det viktig at antall betalingsobjekter samsvarer med det faktiske antall medlemmer idrettslaget innrapporterer.