EMS - Beskrivelse Solution Onboarding/Offboarding
- Krog, Karianne
- Sigurd Sagen
Innledning
Onboarding/Offboarding av idrettslag til leverandører av medlemssystem er automatiserte. Det går informasjon mellom KlubbAdmin, NIFs support-system og APIer for integrasjon.
Ved valg av medlemssystem kan det enten dreie seg om et nyopprettet idrettslag som velger medlemssystem for første gang, eller det kan være et eksisterende idrettslag som ønsker å bytte leverandør av medlemssystem.
NIF Digital forutsetter at nyopprettede idrettslag står uten medlemssystem, med mindre annet ikke er angitt av idrettskretsen ved innmeldingen til NIF. Alle idrettslag vil som hovedregel ha tilgang til alle funksjoner i KlubbAdmin ved oppstart.
Solution Onboarding er et levende produkt som vil bli forbedret fortløpende og uten varsel, da dette er å anse som back office-løsning for NIF Digital. Den siste versjonen som ble lansert i februar 2021 gjør det nå mulig å velge sitt medlemssystem i KlubbAdmin. Det er kun styrets leder eller den som har funksjonen Daglig Leder som har tilgang til å bytte/velge medlemssystem for idrettslaget.
Prosess:
Styreleder/Daglig Leder logger seg inn i KlubbAdmin → Organisasjon → Medlemssystem.
Innlogget person velger medlemssystem og klikker Lagre. Her vises også hvilket medlemssystem idrettslaget har pr i dag.
Endringen kvalitetssikres av supportpersonell hos NIF Digital og følgende skjer:
Leverandøren av medlemssystemet idrettslaget har valgt, mottar en e-post (approval request) som består av en informativ tekst og en lenke som h*n må klikke på for å godkjenne. Ved reply på denne, blir en e-post generert og må sendes «as is». Annen person kan ikke godkjenne på vegne av e-postmottaker, dsv at denne approval request ikke kan videresendes til andre.
Når leverandør har godkjent: Offboarding-leverandør får melding om at idrettslaget har valgt et annet medlemssystem
Automatisk Onboarding av idrettslag, access tokens blir generert.
NIF Digital og leverandør får melding om at Onboarding til leverandør av medlemssystem er gjennomført
Etter 30 dager: Automatisk Offboarding av idrettslag fra leverandør av medlemssystem det byttes fra. Access Tokens blir slettet.
Dersom leverandør ikke godkjenner innen 7 dager, vil bestillingen bli avbrutt og ny bestilling må sendes inn fra KlubbAdmin.
Dersom automatisk Onboarding/Offboarding feiler, vil NIF Digital få melding om dette og håndtere saken.
NIF Digital forbeholder seg retten til å endre på denne prosessen.
Annet:
NIF Digital har ikke kapasitet til manuelt ekstraarbeid knyttet til dette. Det er derfor viktig at leverandører av medlemssystemer er tydelige i kommunikasjonen til idrettslagene om hva som er konsekvensen av å bytte medlemssystem.
Ekstraarbeid som blir påført NIF Digital, knyttet til dette, kan bli fakturert som konsulentbistand i hht integrasjonsavtalens bilag 2.
Linker til nyttig og offisiell informasjon
Spørsmål og svar om medlemssystem: https://www.idrettsforbundet.no/digital/klubbadmin/generelt/
Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister: https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/forskrift-om-idrettens-medlems--og-organisasjonsregister/
Utfyllende regler for registrering av medlemsopplysninger og rapportering til NIF: https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/utfyllende-regler-for-registrering-av-medlemsopplysninger-og-rapportering-til-nif/
Beskrivelse bekrefte medlemskap og identitet: https://www.idrettsforbundet.no/verifisering
Hvorfor fødselsnummer ved innmelding til idrettslag: https://www.idrettsforbundet.no/innhentingfnr
Jf. Forskrift om idrettens medlems- og organisasjonsregister § 1, pkt 2, kan et idrettslag bare ha ett medlemssystem. https://www.idrettsforbundet.no/tema/juss/regelverk/forskrift-om-idrettens-medlems--og-organisasjonsregister/
Det er styret i idrettslaget som bør bestemme hvilket medlemssystem idrettslaget skal benytte. Det skal meldes til NIF hvilket medlemssystem som er valgt. Valg av medlemssystem gjøres av styreleder ved innlogging i KlubbAdmin.
Kommunikasjon fra Support-systemet til NIF:
Når NIF Digital har verifisert et bytte av medlemssystem (forespørsel fra KlubbAdmin), vil leverandøren av medlemssystemet idrettslaget har valgt, motta en e-post som består av en informativ tekst og en lenke som h*n må klikke på for å godkjenne. Ved reply på denne, blir en e-post generert og må sendes «as is». Annen person kan ikke godkjenne på vegne av opprinnelig e-postmottaker, det vil si at denne approval request ikke kan videresendes til andre.
E-posten til leverandør av medlemssystem ser slik ut, avsender er support@idrettsforbundet.no:
Når leverandøren mottar en slik “Approval Request”, skal denne godkjennes så raskt som mulig. Dette er viktig fordi:
NIF tar ut nye rapporter hver natt, som distribueres ut til idrettskretsene for oppfølgingsarbeid mot idrettslagene. For at ansatte i idrettskretsen skal kunne hjelpe idrettslagene, er det viktig at de jobber med oppdatert informasjon.
Pending requests er ikke synlig for idrettslaget i KlubbAdmin. Idrettslagene blir usikre på om de har gjort riktig. Dette genererer unødvendige henvendelser til supportapparatet til både leverandøren og NIF.
Når leverandøren har godkjent sendes denne meldingen til den personen som har meldt inn byttet (idrettslagets leder/daglig leder) og til leverandøren. Her kommer OrgId til idrettslaget, noe som leverandøren trenger for å hente Access Token. (https://api.nif.no/api/v1/Auth/token/ORGID).
Når oboarding har blitt gjort (NIFs kall til API som knytter leverandør og idrettslag), får leverandør av medlemssystemet idrettslaget velger seg bort fra denne meldingen:
Access tokens blir slettet etter 30 dager, uten videre varsel. Det vil da ikke lenger komme meldinger på leverandørens Enterprise Service Bus Queue for dette idrettslaget.